Dagliga avstämningsmöten

Dagliga avstämningsmöten, även kallat Daily Scrum eller Stand-up meeting, är en enkel men effektiv metod för att förbättra kommunikationen, fokusera på dagens arbete, lyfta upp hinder och frågor. Mötet är inte mer än 15 minuter långt där varje medlem i teamet berättar vad de har arbetet med sen senaste mötet, vad de ska arbeta med fram till näsa möte och lyfter upp eventuella hinder.

Dagliga avstämningsmöten är inte bara något för agila projekt utan något som alla projekt och leveranser kan använda sig av.

Syfte

Det här är en enkel metod som tillför mycket värde, fokus på det kommande arbetet och uppmärksammar hinder tidigt.

Oavsett metodik finns det ett värde i att projektgruppen samlas dagligen för att skapa en samsyn på vad som händer i projektet just nu. Genom att begränsa mötestiden till 15 minuter blir det ett effektivt och relevant möte. Alla vet vad alla har gjort och gör.

Hinder i arbetet behöver elimineras snabbt för att inte produktiviteten ska påverkas negativt. Det är därför viktigt att de kommer fram tidigt, blir kända för hela gruppen och att Scrum Master, projektledare eller annan projektmedlem tar ansvar för att lösa hindret.

Under mötet står deltagarna upp vilket har flera anledningar, varav den främsta är att möten tenderar att bli längre om deltagarna sitter ner. Deltagarna tenderar även att vara lite modigare och öppnare om de står upp.

Syftet med mötet är att medlemmarna i teamet ska kommunicera med varandra. Intressenter utanför projektgruppen, så som chefer, får gärna delta och lyssna in så länge de inte aktivt deltar. Mötet är till för projektgruppen och är inte en statusrapportering till projektledaren, Scrum Mastern eller någon annan.

Tillämpning

Vid en fast tid varje morgon samlas projektgruppen för att kommunicera kring vad som händer i projektet. Alla står upp för att mötet ska gå snabbt, max 15 minuter totalt. Varje medlem i gruppen berättar vad de har arbetet med sen senaste mötet, vad de ska arbeta med fram till näsa möte och lyfter upp eventuella hinder. I samband med mötet uppdateras aktivitetstavlan och burn down chart, om de metoderna används. Alla frågeställningar diskuteras efter mötet av de som är intresserade.

Förberedelser

Scrum mastern, eller motsvarande roll, ansvarar för att facilitera mötet. I början av varje iteration bestäms tid och plats för mötet. Mötet är publikt vilket innebär att intressenter utanför teamet kan delta, men får endast lyssna.

Genomförande

Mötet börjar när det är bestämt, om någon är sen spelar ingen roll.

Varje medlem ägnar cirka 2 minuter till att förklara:

  • vad de har arbetet med sen det senaste mötet
  • vad de ska arbeta med fram till näsa möte
  • om det finns några hinder

Försök undvika formuleringar som ”Jag är nästan klar…” eller ”Jag gör lite allt möjligt”. Alla aktiviteter som teamet arbetar med bör vara tydliga aktiviteter som inte tar mer än en dag.

Riktlinjer för mötet

  • Mötet är till för att kommunicera inom teamet och inte för att rapportera status till en Scrum Master eller projektledare.
  • Begränsa mötet till 15 minuter.
  • Varje person bör förbereda sina 2 minuter med konkret och relevant information.
  • Alla begynnande diskussioner skrivs ner och tas upp efter mötet.
  • Intressenter, så som chefer, som inte är en del av projektgruppen får gärna närvar, men endast lyssna.
  • Alla hinder som kommer upp antecknas av Scrum mastern, eller motsvarande roll, som även tar ansvar för att eliminera hinder.

Uppföljning

De diskussioner som förflyttades ut från det dagliga avstämningsmötet behandlas i regel direkt efter och de som vill delta deltar.

Eventuella hinder löses inom teamet eller av Scrum mastern som eventuellt får ta hjälp av respektive organisation eller styrgruppen.

Deltagare

Att delta på mötet är valfritt. De intressenter som vill och kan delta är välkomna. De medlemmar av teamet som inte deltar ser troligen inget värde i mötet. Oftast beror det på att mötet drar ut på tiden eller innehåller ointressanta diskussioner. Se till att respektera mötestiden, undvik diskussioner och glöm inte bort att mötet är till för teamet (som har ett gemensamt ansvar för leveransen i varje iteration).
Det är bra om produktägaren kan vara med, eller lyssna in via telefon, om det uppstår några frågor samt informera om besvarade frågeställningar eller liknande.

Erfarenheter

  • Lite disciplin gör mycket
    De flesta projektmedlemmar uppskattar dessa dagliga avstämningsmöten och ser det som en bra start på arbetsdagen. De flesta negativa erfarenheterna beror på att mötet tar för lång tid på grund av bristande disciplin. Problem som att diskussioner inte tas efter mötet, att individer tar för lång tid på sig att dela med sig om sitt arbete eller att mötet känns som av kontrollaktivitet från ledningen är vanliga. Lite disciplin är allt som krävs för att skapa ett bra dagligt avstämningsmöte.
  • För inte protokoll
    För inte protokoll över vad alla säger. Att uppdatera aktiviteterna på er tavla, uppdatera ert burn down chart, lista diskussioner och hinder räcker gott. Om ni börjar föra protokoll blir mötet genast formellt även utanför projektgruppen vilket motverkar viljan att kommunicera öppet.
Uppdaterades: 2012-02-26 14:40:02